مدیریت فرآیندهای کسبوکار در شرایط جنگی و بحران: الزام یا انتخاب؟
در دوران ثبات، بهبود فرآیندها یک مزیت رقابتی است؛ اما در زمان جنگ، بحران، تحریم یا فروپاشی زنجیره تأمین، مدیریت فرآیندها یک ضرورت و الزام حیاتی برای بقا و تابآوری سازمان است.
مدیریت فرایندهای کسبوکار در شرایط جنگی و بحران اهمیت حیاتی و استراتژیکی پیدا میکند، چرا که در چنین شرایطی پایداری، تابآوری و انعطافپذیری سازمانها بهشدت تحت تأثیر قرار میگیرد. در ادامه، اهمیت مدیریت فرایندهای کسب و کار در این وضعیتها را از زوایای مختلف بررسی کرده ایم و سعی نموده ایم تا راهکارهای برون رفت از این شرایط را تبیین نماییم.
افزایش تابآوری فرایندها در برابر اختلالات
در شرایط جنگ و بحران، اختلالات گستردهای در فرایندهای مدیریت زنجیره تأمین، زیرساختها، ارتباطات و منابع انسانی ایجاد میشود. در این شرایط بایستی:
- نقاط آسیبپذیر فرآیندهای کلیدی را شناسایی کنید.
- سناریوهای فرایندی جایگزین را طراحی کنید.
- فرآیندهای کلیدی برای تداوم کسبوکار را بهطور دقیق تعریف نمایید.
افزایش بهرهوری فرایندها با منابع محدود
در بحران، منابع مالی، انسانی و فنی کاهش مییابند. در این شرایط بایستی با تحلیل دقیق فرایندها با توجه به شرایط بحران و حذف فعالیتهای زاید فرایندها:
- از منابع موجود در فرایندها بهینه استفاده کنید.
- بهرهوری کارکنان و تجهیزات مورد استفاده در فرایندها را افزایش دهید.
- فرآیندهای دستی و زمانبر را با استفاده از BPMS بهصورت مکانیزه پیادهسازی نمایید.
افزایش چابکی و انعطاف پذیری فرایندها
ماهیت جنگ و بحران پویایی بسیار بالا است و در این شرایط تصمیمگیریهای سریع نیاز است. در این شرایط با استفاده از مدیریت فرایندهای کسب و کار:
- مدلهای فرآیندی را به سرعت بازنگری و اصلاح کنید.
- تغییرات مرتبط با سیاستهای سازمانی و یا عملیات را بهسرعت به کل سازمان منتقل کنید.
- چرخه بهبود مستمر فرایندها را تسریع نمایید.
حفظ دانش فرایندی در بحران منابع انسانی
در شرایط بحران و یا جنگ ممکن است تا به سرعت منابع انسانی سازمان را ترک کنند و یا در دسترس نباشند. به همین دلیل حتما:
- فرایندها را در اسرع وقت مستندسازی نمایید.
- مکانیزمهای مدیریت دانش فرایندی را در سازمان خود مستقر کنید.
- به برنامه های جانشین پروری اولویت بالایی بدهید.
کاهش فساد و افزایش شفافیت در فرایندها
در شرایط بحرانی، خطر فساد اداری افزایش مییابد. مدیریت فرایندهای کسب و کار از طریق ایجاد شفافیت در گامهای فرآیند و تعریف کنترلهای داخلی مؤثر، این خطر را کاهش میدهد. بنابراین:
- کنترلهای داخلی روی فرایندها را با توجه به شرایط بحران بازنگری کنید.
- مسئولیت های فرایندی را بازنگری نمایید.
- امکان نظارت لحظه ای روی عملکرد فرایندها را فراهم کنید.
بازسازی هوشمند فرایندها پس از بحران
پس از اتمام بحران، لازم است تا مجدد فرایندهای کسب و کار را با رویکردهای زیر بازنگری نمایید:
- در دوران بازسازی، فرآیندهای ناکارآمد گذشته را بازطراحی کنید.
- با تحلیل دادههای بحران، آمادگی بهتری برای بحرانهای آتی داشته باشید.
- به سمت تحول دیجیتال پس از بحران حرکت کنید.